Praktijk Nationaal Onderzoeksinstituut

Cardbox verslaat dure systemen met glans

Harry Hobo heeft als systeembeheerder en later hoofd automatisering bij zijn organisatie gemerkt dat Cardbox in een flink aantal gevallen kostbare standaardsoftware met glans weet te verslaan. "Het grote voordeel van Cardbox is de eenvoud en het gebrek aan 'verstorende' toeters en bellen. Het vergt even wat maatwerk, maar daarna kan er in feite niets meer mis gaan."

Harry Hobo heeft Cardbox 10 jaar geleden leren kennen bij het RIVM en behaalde ook bij zijn huidige werkgever al snel een enorm succes met het ontsluiten van de 13.000 titels omvattende bibliotheek. "We beschikten daar over een duur uitleensysteem, dat alleen maar werkte op een HP 3000-systeem (ter waarde van Fl. 150.000), maar dat volledig ontoegankelijk was voor de normale gebruiker. Ik heb toen, bij wijze van proef getracht het totale bestand in Cardbox in te lezen. Tot ieders verbazing verliep de conversie probleemloos!" Sindsdien beschikt de organisatie over een uiterst toegankelijk systeem dat door iedereen via het netwerk vanaf de werkplek kan worden geraadpleegd: 13.000 boeken met in veel gevallen - door de medewerkers zelf geschreven - samenvattingen. Het op de HP 3000 werkende systeem bleef gehandhaafd als basis en uitleensysteem. Dit bestand wordt maandelijks in de netwerkversie van Cardbox gedownload. "En deze uiterst gebruikersvriendelijke oplossing kostte onze organisatie nog geen vijf duizend gulden!"

Memo's en brieven

Het succes van Cardbox in de bibliotheek bleef niet onopgemerkt. Veel mensen verbaasden zich over de mogelijkheid een dergelijk omvangrijk bestand met één klein en simpel systeem te ontsluiten. Harry Hobo: "Zo hebben we drie jaar geleden besloten om alle uitgaande memo's en brieven in Cardbox op te slaan. En dan gaat het over zo'n 5.000 per jaar!" Ook hier ontstond weer zo'n simpele en gebruikersvriendelijke oplossing. Iedere auteur (of zijn of haar secretaresse) voert de gegevens zelf in, waardoor het invoeren van de kerngegevens van documenten eenvoudig en decentraal plaatsvindt. "Dankzij het perfecte zoeksysteem van Cardbox kan iedereen nu eenvoudig alle correspondentie aan een bepaalde persoon of instantie en het onderwerp eenvoudig terugvinden. Uiteraard met de datum, de naam van de auteur en de plaats waar het document is opgeslagen. De volgende stap is Cardbox als basis te laten fungeren voor alle correspondentie. Dus het aanmaken van brieven en memo's in Cardbox, waardoor elk document automatisch in het systeem wordt opgeslagen."

Helpdesk

De afdeling automatisering en facilitaire services voeren samen een helpdesk, waarbij medewerkers hun problemen met een computer of software kunnen melden. Het gaat om meer dan 5000 gevallen per jaar! Een helpdesksysteem is in dat geval echt noodzakelijk om inzicht te houden in wat er precies gaande is. Alle informatie gaat het helpdesksysteem in zodat de status gevolgd kan worden. Bovendien is in de historie van voorgaande gevallen voor minder getrainde medewerkers vaak al een oplossing te vinden. Na veel testen is ook hier voor Cardbox gekozen. Harry Hobo: "Het invoeren gaat eenvoudig en dat is precies wat voor een helpdesk belangrijk is. Bovendien gaat het terugzoeken erg snel waardoor de interne klanten snel kunnen worden geholpen." Bij het testen werd Cardbox ook vergeleken met HEAT, een helpdeskprogramma. "Maar we vonden het erg ingewikkeld en kostbaar."

Klantensysteem

Cardbox bleek ook in staan om met Matrix klantensysteem van Baan (kosten ca. Fl. 120.000) te verslaan. Harry Hobo: "Het systeem, waarin alle gegevens van cliënten kunnen worden opgeslagen functioneerde op zich prima. De gebruikers klaagden echter over de gebrekkige zoekmachine." Het omzetten naar Cardbox kostte wel wat hoofdbrekens, maar nu de conversie is geslaagd, is iedereen tevreden. In het systeem zijn momenteel van zo'n 25.000 cliënten de gegevens opgenomen inclusief de relaties met externe contactpersonen en de activiteiten die ten behoeve van deze cliënt worden ondernomen. Een groot pluspunt van Cardbox is de mogelijkheid om redelijk eenvoudig directe koppelingen met Word en Excel te maken. Medewerkers kunnen via het klantensysteem binnen enkele seconden een complete brief maken, en de inhoud van eenmaal gemaakte brieven is binnen enkele seconden weer op het scherm te krijgen. En dat zorgt voor een enorme tijdbesparing. "Een extra voordeel van Cardbox is de personele bezetting. Het onderhoud van het Baan-systeem was een dagtaak. Het onderhoud van het nieuwe systeem doen we er even bij! En dat is een van de grote pluspunten. De databases van Cardbox zijn zo robuust dat ze (vrijwel) onderhoudsvrij zijn!"

Thuiswerken

Ook qua beveiliging scoort Cardbox, volgens Harry Hobo, uitstekend. Zeker omdat het mogelijk is om bepaalde velden volledig af te schermen voor niet-bevoegden. "Omdat in onze databases veel gevoelige informatie staat, hadden we met bijvoorbeeld ACT 2000 nooit toestemming gekregen om het bestand on-line te laten raadplegen. Met Cardbox is dat geen probleem." De huidige organisatie telt zo'n 150 medewerkers, die voor een gedeelte van hun tijd vanuit huis werken. Cardbox heeft de mogelijkheid om via internet de bestanden te raadplegen, een absolute eis van de telewerkers.