 info |
demo |
download |
cursus |
CardWeb |
Praktijk Ministerie SWZ
 |
|
 |
||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||
 |
|
 |
||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||
Voorlichting Ministerie SZW steunt op Cardbox
Voor de Directie Voorlichting, Bibliotheek en Documentatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft Cardbox een belangrijke registrerende functie. In VIS, het Voorlichtings Informatie Systeem, worden alle persberichten, toespraken van de minister en staatssecretaris, brochures, rapporten, posters en ander, door SZW vervaardigd, voorlichtingsmateriaal opgeslagen en ontsloten.
Volgens Rineke Kroezen, informatie- en applicatiebeheerder van VIS, is Cardbox bij uitstek geschikt voor dit type informatievoorziening. "Het werkt prettig, is simpel en kan zonder problemen worden aangepast aan nieuwe wensen."
Vrij zoeken
Het Voorlichtings Informatie Systeem wordt gevoed vanuit verschillende afdelingen binnen de directie. Van het voorlichtingsmateriaal wordt een aantal kenmerken - zoals titel, datum en soort - en een korte beschrijving van de inhoud geregistreerd. Toespraken en persberichten worden in het algemeen integraal opgenomen. "Aan elk item wordt een aantal trefwoorden toegekend. Het grote voordeel van Cardbox is echter de mogelijkheid om vrij in de tekst te zoeken. Hierdoor kunnen de voorlichters, bijvoorbeeld bij het schrijven van een toespraak, eenvoudig teruggrijpen op de tekst van eerdere toespraken en op de inhoud van persberichten. Ook al werd het betrokken onderwerp daar maar zijdelings aangeroerd." Het VIS is volledig intern gericht en wordt met name gebruikt voor de Directie Voorlichting en Documentatie en is uitgegroeid tot een onmisbaar hulpmiddel voor de - publieksgerichte - informatietelefoon. Daarnaast is het mogelijk dat anderen binnen het ministerie toegang krijgen tot de informatie.
"Door de mogelijkheid om een deel van de velden of een deel van de
bestanden af te schermen, kunnen we de echt gevoelige informatie
binnen onze eigen directie houden." Door de centrale invoer
van items betekent informatiebeheer voor Rineke ook letterlijk
het beheren van de informatie en de controle of alle nieuwe
items ook daadwerkelijk zijn ingevoerd en volgens de afgesproken
manier. "Omdat archivering - zeker bij werken onder hoogspanning
- vaak een sluitpost is, wordt regelmatig gecheckt of alle
'producten' ook werkelijk in het systeem zijn ingevoerd."
Van tussenoplossing naar onmisbaar hulpmiddel
De Directie Voorlichting, Bibliotheek en Documentatie
formuleerde in 1990 een programma van eisen voor een goed
geautomatiseerd documentatiesysteem. Door tijdgebrek koos men
voor Cardbox omdat dit eenvoudige en goedkope programma de
eisen dicht benaderde. Na de start op enkele stand-alone DOS
computers volgde de overstap naar een multi-user versie op een
mini-computer. Dit was geen ideale situatie omdat in deze
VAX-versie weinig utilities beschikbaar waren. De overgang
naar Windows verliep vlekkeloos. Rineke schreef zelf een
gebruikershandleiding voor het Voorlichtings Informatie Systeem
en verzorgde cursussen. Daarnaast bouwt ze voor steeds meer
medewerkers in Cardbox eigen specifieke 'naslagwerkjes'. "Door
de eenvoud en de logica van het programma is dat een fluitje
van een cent!"